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ERM (Electronic Resource Management) in der Praxis: Daten und Geschäftsgänge für die Erwerbung elektronischer Medien

 

 

Verantwortlich

FAG Lokale Geschäftsgänge

Bearbeiter (bisher)

Benjamin Ahlborn (FAG Lokale Geschäftsgänge) Peter Sbrzesny (FAG Lokale Geschäftsgänge)

Ziel des Projektes

ERM (Electronic Resource Management) gehört mittlerweile seit mehr als 10 Jahren zum Alltag der Bibliotheken - umso erstaunlicher, dass es im Bereich Erwerbung durch das LBS bisher keine Untersützung gibt. Eine AG des GBV hat sich 2006/07 mit den Angeboten kommerzieller Anbieter beschäftigt - bisher sind aber keine Installationen bekannt. Das LBS bzw. das ACQ sind auf die Erwerbung von Print-Medien ausgerichtet. Elektronische Medien erfordern in der Erwerbung völlig andere Geschäftsgänge. In diesem Projekt werden folgende Ziele verfolgt:

  1. Die Aufgaben eines ERM-Systems werden strukturiert beschrieben
  2. Die ERM-Praxis in den GBV-Bibliotheken soll abgefragt und gesammelt werden (z.B. mittels eines Fragebogens)
  3. Best-Practice-Beispiele sollen vorgestellt werden
  4. Es soll untersucht werden, inwieweit ERM-Funktionalitäten mit den bestehenden ACQ3 und/oder ACQ4-Systemen nachgerüstet werden können, z.B. über Schnittstellen zu kommerziellen Anbietern

Wir bitten alle Interessierten um Unterstützung.

Zeitplanung

Beschreibung der ERM-Strukturen und Anforderungen: bis Ende Juni 2010

Dokumente/Links zum Projekt

(Es ist auffällig, dass die Diskussionen in der amerikanischen Bibliotheksszene nach 2006 einschlafen.)

Der Bericht der Arbeitsgruppe aus 37 amerikanischen Bibliotheken aus 2004 umfasst mehr als 200 Seiten und bündelt die Erfahrungen von real existierenden ERM-Systemen, außerdem erfährt man etwas über Metadatenstandards.

Aktuelle Anbieter (kommerziell und OpenSource)

bis 2006

bis 2004, nicht mehr weitergepflegt

kurze Zusammenfassung mit weiterführenden Links der North American Serieals Interest Group

Hier wird kurz die Arbeitsweise skizziert und eine kompakte Bewertung vorgenommen.

Hier werden in tabellarischer Form die Systeme anhand des von der AG erarbeiteten Kriterienkataloges verglichen. Dabei ist zu betonen, dass es sich um eine Momentaufnahme handelt. Alle Systeme werden noch intensiv weiterentwickelt, so dass eine Bewertung in einigen Monaten durchaus anders aussehen kann.

CORAL is an electronic resources management system built by the Hesburgh Libraries at the University of Notre Dame. It consists of a suite of interoperable modules designed around the core components of managing electronic resources. Each module may be used as part of the whole suite or as an independent system. For example, a library interested only in managing license agreements may install and use the CORAL Licensing module without the need to install the rest of the suite. CORAL has been made available as open source software in the hope that it can serve others as well as it has the Hesburgh Libraries. Built using PHP 5 and MySQL, CORAL is an easily accessible and yet robust system which should be well within the capabilities of many libraries to install and manage.

ERM-Workflows für die Erwerbung

Vorhandene ERM-Lösungen versuchen, die Workflows oder Lifecycles im Zusamenhang mit der Erwerbung elektronischer Dokumente abzubilden.

Beispiel 1 (Electronic Resource Management : Report of the DLF ERM Initiative):

  1. Product consideration and trial process
    Vorakkzession, Test, Kontakt mit Anbieter
  2. Acquisition processes
    Technische Prüfung, "Bestellung", Finanzierung, Lizenzierung
  3. Implementation
    Bezahlung, Erschließung/Katalogisierung, Freischaltung
  4. Product maintenance and review
    Renewals, Informationen zu Coverage, Nutzerrechten, Support, Nutzungszahlen

Beispiel 2 (Menüstruktur von EBSCO ERM Essentials):

  1. Supply Terms
  2. Access Registration
  3. Administration
  4. Licence Details
  5. Terms of Use
  6. Trial Information
  7. Contacts
  8. Associated Ressources
  9. Tasks
  10. Reminders

ERM-Daten für die Erwerbung

In diesem Abschnitt wird versucht, ERM über die verwendeten Daten zu strukturieren. Welche Daten fallen bei ERM an? Welche Teilmengen gibt es mit der konventionellen Print-Erwerbung? Wie könnte ein Datenmodell aussehen? Welche Standards gibt ess? Ein vorhandenes Datenmodell kann man sich bei Electronic Resource Management : Report of the DLF ERM Initiative ansehen. In einem ersten Schritt werden die Entitäten identifiziert, die im Rahmen des ERM eine Rolle spielen:

  1. Objekte = elektronische Ressourcen
  2. Akteure (z.B. Verlage, Bibliotheksmitarbeiter)
  3. Aktionen (Bestellung, Freischaltung usw.)

Zu jedem diese Entitäten werden im Rahmen des ERM Daten gesammelt und miteinander in Beziehung gesetzt. Diese Datenmodell bestimmt letztlich, welche Anforderungen an ERM im Kontext des LBS gestellt werden. Alle Entitäten verfügen über Attribute bzw. Eigenschaften und Funktionen. Einige Daten werden auch im LBS bzw. im ACQ verwaltet (Rechnungsnummer, Bestellnummer).

Ein Beispiel:

Beim Kauf eines E-Books (Objekt) richtet man eine Bestellung (Aktion) an einen Aggregator (Akteur). Die Bestellung erhält eine ID-Nummer (->Aktion), und geht an die E-Mail-Adresse des Aggregators (->Akteur). Man erhält MARC-Daten und den Link zum Volltext (->Objekt), eine Rechnung zur Bestellung (->Aktion) und einen Lizenzvertrag (->Aktion) mit Nutzungsbedingungen (->Objekt). Der Mitarbeiter (Akteur) überprüft die Freischaltung (Aktion) und erstellt einen Katalogeintrag.

Objekte

Objekte sind die Ressourcen, die erworben werden sollen (jeweils Kauf oder Abonnement)

  • Datenbanken
  • Volltextangebote
  • E-Journals
  • E-Books

Attribute

    • Katalogeintrag/bibliografische Daten
    • ID-Nummer
    • Nutzungsbedingungen
    • URL/DOI
    • Verweis --> Print
    • Version
    • PPN
    • Cross Access
    • ...

Akteure

Akteure sind Personen oder Institutionen, mit denen man bei ERM im Austausch ist.

  • Verlag
  • Konsortium
  • Bibliothek
  • Bibliothek: Mitarbeiter ERM
  • Bibliothek: Entscheider ERM
  • Bibliothek: IT-Technik
  • Buchhändler
  • EZB
  • GVK
  • Kundenkonto-Administrator
  • Ansprechpartner
    • für Support/Technik
    • für Vertrieb
  • Buchhaltung

Attribute

    • Name
    • Adresse
    • Funktion
    • Email-Adresse
    • ...

Aktionen

Der Begriff Aktionen beschreibt Arbeitsschritte, die im Rahmen von ERM anfallen und Objekte (z.B. Dokumente), die dabei bearbeitet werden.

  • Bestellung
  • Budget(-Aufteilung)
  • Rechnung
  • Lizenzvertrag
  • Produktinformationen
  • Freischaltung
  • Aktivierung
  • Verlängerung
  • Testzugang
  • Erschließung/Katalogisierung
  • Reklamation/Supportanfrage
  • Werbung

Attribute

    • Zugangsbedingungen (IP-Range, Login/Passwort)
    • Speicherort Lizenzdokument
    • Speicherort Schriftverkehr
    • Frist(Test-)Lizenzablauf
    • Nutzungsbedingungen
    • Freischaltung erfolgt/Zugang überprüft
    • Zugriffsstatistik
    • Lizenzinformationstext für Nutzer/für Mitarbeiter
    • Order-ID
    • Rechnungsnummer(n)

 

Best Practice

Verwaltung elektronischer Ressourcen in der SUB Göttingen (Stand: 15.7.10)

Autoren: Peter Sbrzesny (SUB Göttingen), Claudia Rölleke (SUB Göttingen)


  • Diese Seite wurde zuletzt am 4. August 2010 um 15:26 Uhr geändert.
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