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Im Pica-Format gibt es einige Felder, die man auch mit Spezialkenntnissen kaum fehlerfrei erfassen kann. Damit es Ihnen leichter gelingt, die Unterfelder korrekt auszufüllen, stellen wir Ihnen Eingabeformulare für eine kleine Auswahl von Feldern zur Verfügung.

Erfassen von Provenienzen mithilfe des Dialogformulares

  • Rufen Sie einen Titel in den Bearbeitungsstatus.
  • Tragen Sie das Feld 9100 ein. Wenn bereits eine oder mehrere Kategorien 9100 vorhanden sind, wählen Sie die richtige Position für die zu erfassende Provenienz (Bibliotheken in der Reihenfolge der ELN, innerhalb eines Exemplars chronologisch).
  • Mit dem Tastenkürzel Strg+F7 rufen Sie das Eingabeformular für Feld 9100 auf.

Exemplarinformationen eintragen

ELN, EPN und Signatur einfügen
  • Tragen Sie die Nummer des Exemplars ein, für das die Provenienz erfasst werden soll (verwenden Sie dabei die Ziffern 1 bis 99 für die Exemplare 7001 bis 7099).
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche ELN, EPN und Signatur einfügen. Wenn Sie die Exemplarnummer "1" eintragen hatten, wird die Signatur und die EPN des ersten Exemplares (7001) in die vorgesehenen Felder übertragen.

Recherche und Linking

Person, Körperschaft oder Sammlung

Klick auf 'F KOR' führt eine Körperschaftsrecherche aus.

Im Bereich Recherche und Linking beginnen Sie mit dem ersten Schritt, dem Linking zu einem Personen- oder Körperschaftsnormsatz.

  • Tragen Sie Ihre Suchbegriffe im Feld PROV ein. Verwenden Sie auch Trunkierungszeichen!
  • Wenn Sie einen Körperschaftsnamen suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche F KOR. Die Suche wird in dieser Form ausgeführt "f kor <Ihre Suchbegriffe> mak (tb? or tg?)"
  • Wenn Sie einen Personennamen suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche F PER. Die Suche wird in dieser Form ausgeführt "f per <Ihre Suchbegriffe> mak tp?"
  • Wenn Sie eine Sammlung suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche F WTU. Die Suche wird in dieser Form ausgeführt "f wtu <Ihre Suchbegriffe> ent win"
  • Das Suchergebnis wird in einem neuen Fenster angezeigt. Ihre Titelaufnahme befindet sich in einem Fenster im Hintergrund. Sie können den Titel aber jederzeit wieder in den Vordergrund holen, indem Sie auf die Schaltfläche Zurück zum Titel klicken.
  • Wählen Sie einen Datensatz aus.
Klick auf 'PROV + PPN eintragen' trägt die Ansetzung und PPN ein.
  • Wenn Sie nun auf die Schaltfläche PROV + PPN eintragen klicken, werden die Suchbegriffe im Feld PROV durch die Ansetzungsform ersetzt. Im Feld PPN wird die PPN des Normsatzes eingetragen.

Provenienzmerkmal

  • Als Sie auf die Schaltfläche PROV und PPN eintragen geklickt haben, wurden nicht nur die Informationen aus dem Normsatz in das Dialogformular übertragen. Sie sehen im Hintergrund auch ein neues Set von Datensätzen. Hierbei handelt es sich um Normdaten für Provenienzmerkmale (Entitität wip), die mit dem von Ihnen ausgewählten Datensatz verknüpft sind.

Klick auf 'GND-ID eintragen' fügt die GND-ID des angezeigten Datensatzes ein.
  • Kommt das Provenienzmerkmal, zu dem Sie verlinken wollen, in der Liste vor? Dann holen Sie den Datensatz in die Vollanzeige und klicken Sie auf die Schaltfläche GND-ID eintragen.
  • Sollten Sie kein passendes Provenienzmerkmal in der Liste finden, z.B. weil die Liste zu lang und unübersichtlich ist, dann können Sie eine neue Suche ausführen. Im Bereich Provenienzmerkmal tragen Sie die Suchbegriffe ein. Klicken Sie auf Suche im GVK. Es wird eine ODER-Recherche mit den Suchschlüsseln TIT, SW, RL und NKT ausgeführt.
  • Wenn Sie nicht mit einem Provenienzmerkmal linken wollen, können Sie diesen Schritt überspringen und mit der Schaltfläche Zurück zum Titel zur Erfassung der restlichen Daten übergehen.
  • Sie können mithilfe der Schaltfläche Suche im Provenienzen-Wiki auch eine Suche im Provenienzen-Wiki ausführen. Beispiel: Mit den Suchbegriffen "lesehalle hamburg stempel" finden Sie Abbildungen von Stempeln der Hamburger Lesehalle.

Indikator

 
  • Im Bereich Indikator wählen Sie bitte einen der fünf Indikatoren aus.

 

Weitere Angaben

 
  • Im Bereich Weitere Angaben erfassen Sie nun einen oder mehrere T-PRO-Begriffe. Die am häufigsten vorkommenden Begriffe können Sie rechts über die Liste auswählen. Weitere Begriffe finden Sie im Thesaurus der Provenienzbegriffe.
  • Wenn Sie ein Datum erfassen wollen, tragen Sie dieses (soweit bekannt) in der Form JJJJ-MM-TT im nächsten Feld ein.
  • Sollte eine ergänzende Freitextbeschreibung der Provenienz sinnvoll sein, tragen Sie diese im Feld Freitext ein.

Dialogformular minimieren oder verschieben   

 

Wenn das Dialogformular die Sicht auf die Datensätze behindert, dann können Sie es verschieben oder auf die Minimieren-Schaltfläche   klicken.
Wenn Sie es wieder in der ursprünglichen Größe anzeigen wollen, klicken Sie bitte auf die Vergrößern-Schaltfläche  
Und so sieht die Maximieren-Schaltfläche aus:   

Feld 9100 einfügen

9100 im Datensatz
  • Klicken Sie auf OK, wenn Sie die erfassten Daten in die 9100 einfügen möchten. Wie Sie sehen können, wurden dabei alle Inhalte mit den erforderlichen Steuerzeichen erfasst.

Nach dem Einfügen bleiben die Daten in der Maske erhalten. Wenn Sie wollen, können Sie nun weitere Titel mit den gleichen oder ähnlichen Provenienzinformationen versehen, indem Sie einen anderen Titelsatz aufrufen und mit der Maske weiter arbeiten.

Untere Schaltflächen

  • Die Schaltfläche Zurück zum Titel holt den Titel in den Vordergrund, in dem Sie mit der Erfassung des Feldes 9100 begonnen haben.
  • Die Schaltfläche Alles löschen, löscht die Inhalte aller Felder, die die Provenienz beschreiben. Die ELN, EPN und Signatur werden nicht gelöscht und stehen für die Erfassung einer weiteren Provenienz zur Verfügung.
  • Klicken Sie auf OK, um Feld 9100 im Datensatz einzufügen
  • Abbrechen schließt das Dialogformular.
  • Die Schaltfläche Hilfe ruft das Kapitel "Eingabeformular für Feld 9100" im WinIBW3-Wiki auf (genau die Seite, die Sie im Moment lesen).

Dialogformular minimieren oder verschieben
 

 

Wenn das Dialogformular die Sicht auf die Datensätze behindert, dann können Sie es verschieben oder auf die Minimieren-Schaltfläche   klicken.
Wenn Sie es wieder in der ursprünglichen Größe anzeigen wollen, klicken Sie bitte auf die Vergrößern-Schaltfläche  
Und so sieht die Maximieren-Schaltfläche aus:   

Textbausteine im Feld 9100 verwenden

Wenn Sie häufig gleichbleibende Provenienzangaben erfassen müssen, bietet es sich an, eine Textbaustein-Datei für Feld 9100 zu erstellen, siehe Anleitung im Kapitel 'Textbausteine'.

  • Im Dialogformular für Provenienzen tragen Sie nur die Exemplarnummer ein und klicken Sie auf die Schaltfläche ELN, EPN und Signatur einfügen und gleich danach auf OK.
  • Beantworten Sie die Meldung "Sie haben die Felder PROV und Indikator noch nicht ausgefüllt. Wollen Sie jetzt 9100 im Titel einfügen und mit einem Textbaustein fortfahren?" mit Ja.
  • Feld 9100 wird mit ELN, EPN und Signatur ausgefüllt. Gleich dahinter sehen Sie den Text --- Weiter mit Strg+t ---, der markiert ist.
  • Drücken Sie nun das Tastenkürzel Strg+t, um Ihre Auswahl an Textbausteinen für 9100 aufzurufen. Wählen Sie einen Textbaustein mit Doppelklick aus. Er wird genau an der Stelle eingefügt, an der vorher der markierte Hinweis zu sehen war.
  • Falls Sie die Kürzel Ihrer Textbausteine im Kopf haben, geben Sie das Kürzel ein, markieren Sie es und drücken Sie das Tastenkürzel Strg+t. Ihr Kürzel wird durch den Textbaustein ersetzt.

Beispiel:
9100 0001 EPN 000454133 SGN Stabi 1097--- Weiter mit Strg+t ---
9100 0001 EPN 000454133 SGN Stabi 1097|vb| PROV Bibliotheca Oelrichsiana!783864124! | Stempel =N GND *1050328132*

Sets von mehreren Datensätzen bearbeiten

Seit 27.07.2017 steht die neue Funktion provenienzSetBearbeiten zur Verfügung. Sie können diese Funktion einsetzen, um in allen Datensätzen eines Sets das Feld 9100 zu bearbeiten. Dabei können Sie sowohl Text in einem vorhandenen Feld 9100 suchen und ersetzen wie auch eine neue 9100 hinzufügen. Mit der Funktion provenienzSetBearbeiten können Sie nur Änderungen an den Provenienzangaben Ihrer eigenen Bibliothek vornehmen. WinIBW3 vergleicht die ELN, zu der Ihre Login-Kennung gehört, mit der ELN im Feld 9100.

Suchen und Ersetzen in allen Datensätzen eines Sets

Das Suchen und Ersetzen mithilfe der Funktion provenienzSetBearbeiten lässt sich am besten anhand eines Beispieles erklären. Dieses Beispiel habe ich in der Trainingsdatenbank fingiert, es entspricht aber vielleicht halbwegs einer realen Situation.
Sie wollen in einem Set mit 50 Datensätzen, die alle dieselbe Provenienzangaben enthalten, im Feld "PROV" Text und den PPN-Link suchen und ersetzen. Die Expansion wollen und sollen Sie nicht bearbeiten! Deshalb kopieren Sie den zu suchenden bzw. zu ersetzenden Text niemals aus der Vollanzeige eines Datensatzes. Stattdessen kopieren Sie den Inhalt von Feld 9100 in einem Datensatz, den Sie in den Bearbeitungsmodus geholt haben!

Beispiel:
Vollanzeige: 9100 0032 EPN 644354151 SGN KstKab III : 29 [b] |vb| PROV Sachsen-Weimar-Eisenach, Hauptfideikommiss-Bibliothek!815586035!Sachsen-Weimar-Eisenach$bHauptfideikommiss-Bibliothek ; ID: gnd/1065074743 | Exlibris | Wappen
Editmodus: 9100 0032 EPN 644354151 SGN KstKab III : 29 [b] |vb| PROV Sachsen-Weimar-Eisenach, Hauptfideikommiss-Bibliothek!815586035! | Exlibris | Wappen

Im Dialogformular tragen Sie entweder die ganze Zeichenfolge oder auch nur Teile davon ein, allerdings generell ohne Expansion der GND-Verknüpfungen:
Suche: |zu| PROV Sachsen-Gotha-Eisenach, Hauptfideikommiss-Bibliothek!001317393!
Ersetze: |vb| PROV Sachsen-Weimar-Eisenach, Hauptfideikommiss-Bibliothek!815586035!

Feld 9100 ergänzen in allen Datensätzen eines Sets

Zuerst sollten Sie bei einem Titel mithilfe des Eingabeformulares das Feld 9100 korrekt erfassen und speichern. Auch hier kopieren Sie den Inhalt von 9100 im Bearbeitungsmodus, um die Übernahme der Expansion zu vermeiden. Rufen Sie das Set auf, in dem Sie 9100 ergänzen wollen.

Dies haben Sie kopiert: 0032 EPN 644354151 SGN KstKab III : 29 [b] |vb| PROV Sachsen-Weimar-Eisenach, Hauptfideikommiss-Bibliothek!815586035! | Exlibris | Wappen

  • Der Inhalt des Feldes muss hier mit der ELN Ihrer Bibliothek beginnen.
  • Die Felder EPN und SGN dürfen NICHT vorkommen, denn diese Inhalte werden aus dem Exemplarsatz jedes einzelnen Titels geholt. Kommt kein Exemplar oder mehrere in einem Datensatz vor, können die Informationen nicht automatisiert eingetragen werden. Sie erhalten am Ende des Funktionslaufes eine Meldung, dass sich die PPNs der nicht bearbeiteten Datensätze im Zwischenspeicher befinden.
  • Feld |...| beginnt ohne einleitendes Blank.

Dies fügen Sie im Feld "Ergänze" ein: 0032|vb| PROV Sachsen-Weimar-Eisenach, Hauptfideikommiss-Bibliothek!815586035! | Exlibris | Wappen

Prüfen des Ergebnisses

Nachdem Sie die 9100 in allen Datensätzen des Sets bearbeitet oder eingefügt haben, prüfen Sie bitte nochmals das Ergebnis. Im PicaPlus-Format sehen Sie, ob die Unterfelder korrekt gebildet wurden.

Ergebnis im Pica3-Format (Kommando "s d"):
9100
0032 EPN 1338189867 SGN AK 18000 F791|vb| PROV Sachsen-Weimar-Eisenach, Hauptfideikommiss-Bibliothek!815586035!Sachsen-Weimar-Eisenach$bHauptfideikommiss-Bibliothek ; ID: gnd/1065074743 | Exlibris | Wappen

Ergebnis im PicaPlus-Format (Kommando "s p"):
092B ƒ10032ƒ21338189867ƒ3AK 18000 F791ƒSvbƒaSachsen-Weimar-Eisenach, Hauptfideikommiss-Bibliothekƒ9815586035ƒ8Sachsen-Weimar-Eisenach$bHauptfideikommiss-Bibliothek ; ID: gnd/1065074743ƒbExlibrisƒbWappen