Elektronische Lieferung von Kopien an Nutzerinnen und Nutzer

Ab 2024 besteht für nehmende Bibliotheken endlich die Möglichkeit, im Rahmen der Fernleihe Kopien und Teilkopien elektronisch an ihre Nutzerinnen und Nutzer weiterzuleiten. Vertragliche Grundlage ist eine Vereinbarung, die AG Leihverkehr und VG Wort im Laufe des vergangenen Jahres ausgehandelt haben.

GBV-Bibliotheken, die ihren Nutzerinnen und Nutzern diese zeitgemäße Form der Kopienfernleihe ermöglichen möchten, melden sich individuell über die GBV-Verbundzentrale bei der VG Wort für den Service an. Datenerhebung, Datenbereitstellung und Datenmeldung für die Abrechnung mit der VG Wort erfolgen für die Bibliotheken über die GBV-Verbundzentrale und die Clearingstelle beim KOBV.

Anmeldeverfahren

Die Anmeldung bei der VG Wort erfolgt in Textform postalisch über die VZG.	Postadresse: Verbundzentrale des GBV, Abt. Verwaltung, Platz der Göttinger Sieben 1, 37073 Göttingen
Zusätzlich zur postalischen Anmeldung kann das ausgefüllte und unterschriebene Vertragsformular zur Fristwahrung elektronisch an die Verwaltung der VZG übermittelt werden.	E-Mail-Adresse: verwaltung@gbv.de
Das ausgefüllte und unterschriebene Vertragsformular muss mit mindestens 14 Tagen Vorlauf zum 1. des gewünschten Startmonats in der Verbundzentrale vorliegen.
Die VZG leitet die Anmeldung weiter an die VG Wort.

Weitergehende, detaillierte Informationen zum Service enthalten die nachfolgenden FAQ und die Vorträge vom 04.12.2023.

Vertragsformular zum Download

Anmeldung bei der Verwertungsgesellschaft WORT (VG WORT) zur elektronischen Direktlieferung von Kopien an den Endnutzer unter Nutzung der Infrastruktur des innerbibliothekarischen Leihverkehrs

Termine für den Abrechnungszeitraum 2. Halbjahr 2024

Prozessschritt	Datum	Erläuterung
Datenerhebung und Bereitstellung durch die GBV-Verbundzentrale	bis spätestens Mittwoch, den 15.01.2025	Die VZG stellt die Bestelldatensätze für die Abrechnung mit der VG Wort in XML- und zusätzlich in CSV-Format für die teilnehmenden GBV-Bibliotheken auf dem Nextcloud-Server der VZG bereit. Jede Bibliothek erhält ihren individuellen Zugriffslink.
Ende der Reklamationsfrist bei der GBV-Verbundzentrale	bis Montag, den 03.02.2025	Die teilnehmende Bibliothek ist verpflichtet, etwaige Unstimmigkeiten in der Datenmeldung unverzüglich zu melden, andernfalls gilt die Datenmeldung als korrekt erfolgt. Die Bibliotheken wurden am 09.01.2025 per Mail über das Procedere informiert.
Übermittlung der Bestelldaten an die Clearingstelle beim KOBV	Dienstag, den 04.02.2025
Aggregation der Bestelldaten aus allen 6 Verbünden die Clearingstelle beim KOBV und Übermittlung an die VG WORT	bis Montag, den 10.02.2025

FAQ zur elektronischen Lieferung von Kopien an die Nutzenden unter Nutzung der Infrastruktur des innerbibliothekarischen Leihverkehrs

Es ist die lange gewünschte Möglichkeit des elektronischen Versands von Kopien an Endnutzer und Endnutzerinnen im Rahmen der Fernleihe!

Bereits mit der Novelle des Urheberrechts 2018 wurde die rechtliche Möglichkeit geschaffen, Kopien im Rahmen des Leihverkehrs auch elektronisch an Nutzende auszuliefern. Der maßgebliche Gesamtvertrag zum Kopienversand im innerbibliothekarischen Leihverkehr vom Dezember 2018 / Januar 2019 sieht aber keine elektronische Direktlieferung von Kopien an Nutzende vor, sondern vielmehr eine Aushändigung von körperlichen Werkexemplaren (ggf. nach Ausdruck) (vgl. https://www.vgwort.de/fileadmin/vg-wort/pdf/dokumente/Gesamtvertraege/Bund_und_Laender/Gesamtvertrag__60e_Abs.5.pdf)

Für eine elektronische Direktlieferung an die Nutzenden gilt demgegenüber grundsätzlich der von den Verwertungsgesellschaften aufgestellte Tarif zur Regelung der Vergütung für den
sog. „Kopiendirektversand“ (aktuell idF vom 19.12.2018) (https://www.vgwort.de/fileadmin/vg-wort/pdf/dokumente/Tarif-Uebersicht/Tarif_Kopienversand_auf_Bestellung.pdf) .

In den letzten Monaten konnten die Verwertungsgesellschaften und die Bibliotheksverbünde gemeinsam ein Verfahren entwickeln, mit dem interessierten Bibliotheken eine elektronische Direktlieferung an die Nutzenden unter Nutzung der Infrastruktur des innerbibliothekarischen Leihverkehrs ermöglicht wird: ab 01.01.2024 ist eine elektronische Lieferung von Kopien an Nutzende durch die jeweils nehmende Bibliothek im Rahmen der Fernleihe möglich, sofern diese Bibliothek dafür die Tantieme-Kosten gemäß Tarif „Kopiendirektversand“ trägt. Hierbei kommt für sämtliche Lieferungen einheitlich die Vergütung für die sog. „Nutzergruppe 1“ – d.h. € 3,27 zzgl. der jeweils geltenden Umsatzsteuer (derzeit 7%) – zur Anwendung.

Nein, die Kopienfernleihe, bei der den Nutzenden Papierkopien in der Bibliothek bereitgestellt werden, bleibt weiter zu den bisherigen Bedingungen des Gesamtvertrags vom Dezember 2018 / Januar 2019 bestehen.

Die Kosten für dieses Verfahren zahlen die Länder und der Bund. Für eine erledigte Kopienlieferung wird einheitlich die Vergütung von € 1,87 zzgl. der jeweils geltenden Umsatzsteuer (z.Z. 7%) gezahlt.

Der neue Service ist eine zusätzliche Möglichkeit, für die sich nehmende Bibliotheken entscheiden können. Es ist rechtlich eine Direktlieferung der nehmenden Bibliothek an ihre Nutzenden, die mit der VG Wort nach dem entsprechenden Tarif abgerechnet wird. Wenn eine nehmende Bibliothek sich nicht dafür entscheidet und sich nicht ausdrücklich für diese Option anmeldet, bleibt es für sie bei der bisherigen Kopienfernleihe.

Für eine Teilnahme muss sich die Bibliothek bei der VG Wort anmelden. Weil das Verfahren unter Nutzung der Infrastruktur der Fernleihe stattfindet und von den Verbundzentralen entsprechend technisch unterstützt wird, erfolgt die Anmeldung in der Praxis über die zuständigen Verbundzentralen. Das aktuelle Anmeldeformular finden Sie hier. Das Formular wird anschließend von den Verbundzentralen an die VG Wort weitergeleitet.

Der neue Service ist im GBV ab 01.03.2024 möglich.

Die Anmeldung zur Teilnahme muss mit mindestens 14 Tagen Vorlauf zu jedem 1. eines Monats erfolgen.

Die Anmeldung bei der VG Wort erfolgt in Textform postalisch über die VZG. Die VZG leitet die Anmeldung anschließend weiter an die VG Wort.

Für eine Teilnahme zum 01.03.2024 muss die Anmeldung der VG Wort bis spätestens 16.02.2024 vorliegen.

Für eine Teilnahme zum 01.04.2024 muss die Anmeldung der VG Wort bis spätestens 18.03.2024 vorliegen.

Für eine Teilnahme zum 01.05.2024 muss die Anmeldung der VG Wort bis spätestens 17.04.2024 vorliegen.

Für eine Teilnahme zum 01.06.2024 muss die Anmeldung der VG Wort bis spätestens 18.05.2024 vorliegen.

Für eine Teilnahme zum 01.07.2024 muss die Anmeldung der VG Wort bis spätestens 17.06.2024 vorliegen.

Für eine Teilnahme zum 01.08.2024 muss die Anmeldung der VG Wort bis spätestens 18.07.2024 vorliegen.

(...)

Eine Abmeldung ist mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende innerhalb der gewählten Laufzeit möglich. Die Abmeldung muss gegenüber der jeweiligen Verbundzentrale in Textform erfolgen. Mit Wirksamwerden der Abmeldung gelten dann wieder die Regelungen des Gesamtvertrags zum Kopienversand im innerbibliothekarischen Leihverkehr.

Die gegenüber der VG Wort zu bezahlende Vergütung im Modell „elektronische Direktlieferung von Kopien an die Nutzenden unter Nutzung der Infrastruktur des innerbibliothekarischen Leihverkehrs“ richtet sich nach dem Tarif „Kopiendirektversand“ in der jeweils aktuellen Fassung. Hierbei kommt einheitlich die Vergütung für die „Nutzergruppe 1“ zur Anwendung. Gegenwärtig beträgt diese 3,27 EUR zzgl. jeweils geltenden Umsatzsteuer (aktuell 7 %) pro Bestellung.

Anders als bei der bisherigen Kopienfernleihe ist diese Vergütung unmittelbar von der nehmenden Bibliothek zu tragen.

Hinweis: Diese Vergütung, die an die Verwertungsgesellschaften zu entrichten ist, hat nichts zu tun mit den von den Bibliotheken zu entrichtenden Kosten im Rahmen der verbundübergreifenden Verrechnung gemäß Leihverkehrsordnung (LVO) in Höhe von 1,50 Euro! Diese bleiben bestehen und werden wie bisher über die Verbundzentralen verrechnet.

Die Abrechnung mit der VG Wort erfolgt halbjährlich. Dafür werden von den Verbundzentralen die Lieferdaten für die Abrechnung direkt über den KOBV an die VG Wort übermittelt. Die VG Wort erstellt auf dieser Basis dann individuell für jede teilnehmende Bibliothek eine Rechnung, welche sie der Bibliothek direkt zukommen lässt.

Die technische Umsetzung obliegt den jeweiligen Verbundzentralen in Absprache mit den zugehörigen Bibliotheken.

Doch; es besteht die Möglichkeit die Dokumente in der nehmenden Bibliothek auszudrucken und persönlich oder auch per Brief auszugeben. Im Fall eines Postversandes fällt auch hier die Vergütung der Direktlieferung im Leihverkehr an. Im Fall der Selbstabholung durch die Benutzerin/den Benutzer kann diese Bestellung gegenüber der Verbundzentrale des GBV reklamiert werden. Sie wird dann nicht direkt mit der VG Wort abgerechnet.

Reklamationen können unter Angabe der Bestellnummer (A-Nummer) an folgende E-Mail-Adresse gemeldet werden: vgwort-reklamation@gbv.de

Es ist nichts zu beachten; das bisherige Verfahren des Kopienversands im innerbibliothekarischen Leihverkehr bleibt unverändert bestehen. Auch die bisherigen Abrechnungsmodalitäten bleiben unverändert.

Ja, denn für gebende Bibliothek ändert sich mit dem neuen Verfahren nichts. Auch das grundsätzliche technische Verfahren der Übermittlung der Fernleihkopien von der gebenden Bibliothek bleibt gleich. Einzig die Ausgabe an die Nutzenden und die Abrechnung sind bei der nehmenden Bibliothek unterschiedlich. D.h. der Leihverkehr zwischen den Teilnehmern der beiden Servicemodelle ist sichergestellt.

Workflow nehmende Bibliothek

Arbeitsschritt	Ausführende	Beschreibung
Bestellaufgabe durch Mitarbeiter:innen	Arbeitschritt der nehmenden Bibliothek	Mitarbeiter:innen von für die elektronische Kopienlieferung angemeldete Bibliotheken können über die WinIBW oder die KXP-Datenbanken GVK, OLC, OLC-Thematische Ausschnitte und das VFL-Portal Kopiebestellungen für ihre Nutzer:innen aufgeben.
Bestellaufgabe durch Endnutzer:innen	Endnutzer:innen	Nutzer:innen von für die elektronische Kopienlieferung angemeldete Bibliotheken können über die KXP-Datenbanken GVK, OLC, OLC-Thematische Ausschnitte und das VFL-Portal selbstständig Kopiebestellungen aufgeben. Bei der Bestellaufgabe ist darauf zu achten, dass im Bestellformular die aktuelle E-Mail-Adresse der Nutzer:in angegeben ist! Bitte informieren Sie Ihre Nutzer:innen, ob Sie den Service "elektronische Kopienlieferung" anbieten.
Abfragen der Auslieferungs-E-Mails	Arbeitschritt der nehmenden Bibliothek	Die Auslieferungs-E-Mails werden an die im Verteilserver hinterlegte E-Mail-Adresse der teilnehmenden Bibliothek versandt. Die Aktivierung des Services für Ihre Bibliothek erkennen Sie an den Auslieferungs-E-Mails, die Sie erhalten werden. Für freigeschaltete Bibliotheken fehlt der Hinweis „ZUM AUSDRUCK IN DER BIBLIOTHEK!!!“ im Betreff und im Textteil der Auslieferungs-E-Mail.
Übermittlung der Kopien in elektronischer Form an die Endnutzer:innen	Arbeitschritt der nehmenden Bibliothek	Der Text der Auslieferungs-Mail wurde für den Service angepasst. Die Auslieferungs-E-Mail enthält die Benutzerkennung und die E-Mail-Adresse der Endnutzer:in aus der aktuellen Bestellung. Leiten Sie bitte die Auslieferungs-Mail an die E-Mail-Adresse der Endnutzer:in weiter. Löschen Sie vor der Weiterleitung den Header der ursprünglichen Mail aus dem Textfeld. Die Kopie kann für die Dauer von 30 Tagen ab Bereitstellung durch die Verbundzentrale (plus 2 Tage Kulanz) von den Nutzer:innen abgerufen und heruntergeladen werden.
Erhebung der in elektronischer Form übermittelten Kopien	Arbeitschritt der Verbundzentrale	Die Verbundzentrale erhebt halbjährlich die in elektronischer Form übermittelten Kopien als Grundlage für die Rechnungsstellung durch die VG Wort.

Vorträge der Informationsveranstaltung vom 04.12.2023

Literatur und Materialien

Willwerth, Regina: „Das wurde aber auch mal Zeit!“ – Elektronische Lieferung von Kopien an die Bibliotheksnutzenden im Rahmen des Leihverkehrs, VZG Aktuell, Ausgabe 1/2024, S. 23-28
Rechtskommission des Deutschen Bibliotheksverbandes e.V. (dbv): Welche Inhalte dürfen in der Fernleihe digital geliefert werden? (Handreichung)
Rechtskommission des Deutschen Bibliotheksverbandes e.V. (dbv): Lieferung von digitalen Inhalten in der Fernleihe (Foliensatz zum Webinar der dbv-Rechtskommission am 26.9.2024)

ISIL angemeldeter Bibliotheken

DE-1a, DE-1
DE-7, DE-7-0001
DE-9
DE-23
DE-27
DE-28
DE-35
DE-46
DE-84
DE-89, DE-89-17
DE-95
DE-253
DE-455
DE-546
DE-700
DE-705
DE-715
DE-755, DE-755-1
DE-830
DE-839
DE-897, DE-897-1
DE-959, DE-959-1, DE-959-3
DE-2173
DE-B12
DE-B85
DE-Bs66
DE-Bs90
DE-Bv2
DE-Ce4
DE-Det2
DE-Goe116
DE-Goe164
DE-Gr61
DE-H105
DE-Hv111
DE-Ilm1
DE-J120
DE-Ka51
DE-Ki29
DE-Kt1
DE-Ku1
DE-Luen4
DE-Ma9
DE-Ma14
DE-Ma54
DE-Nsr1
DE-Pn1
DE-Wim2
DE-Wim7
DE-Wim21
DE-Q1

DE-18
DE-33
DE-39
DE-519
DE-547
DE-564
DE-841
DE-995
DE-1373
DE-Bre14
DE-Bs75
DE-Bs78
DE-Ma33

DE-115
DE-960, DE-960-1, DE-960-4, DE-960-7
DE-960-3

DE-104

DE-Ei6, DE-Ga20

DE-3
DE-517
DE-Hil3-1, DE-Hil3-2, DE-Hil3-3, DE-Hil3-9

DE-8

DE-551
DE-552

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