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Seit einigen Jahren wird in den GBV-Bibliotheken auch MS Access als Datenbank-Frontend zur Erstellung von Reports eingesetzt. MS Access ist durch die MS Office-Pakete in vielen Bibliotheken vorhanden bzw. kann über Select-Verträge günstig erworben werden. Eine Runtime-Version, lediglich für das Ausführen der mdb-Files nutzbar, kann kostenlos auf beliebig vielen PCs installiert werden. Diese ist z.B. über das MS Download Center zu erhalten. Voraussetzung für den Einsatz ist eine Anbindung der LBS-Datenbank über den Sybase ASE ODBC-Treiber mit einem lesenden Account, d.h. einem Account, der lediglich mit SELECT-Rechten für die betreffenden Tabellen des LBS ausgestattet ist. Die ODBC-Nutzung ist so beschaffen, dass i.d.R. eine Belastung des LBS-Betriebs kaum spürbar ist.

Mittels MS Access lassen sich auf einfache Weise Relationen zwischen den LBS-Tabellen abbilden und für die tägliche Arbeit benötigte Abfragen auch ohne große Programmierkenntnisse generieren.

Notwendig sind aber umfassende Kenntnisse der Inhalte und Relationen der LBS-Tabellen. Informationen dazu finden sich im Bereich Statistik der LBS-Dokumentation.


MS Access ermöglicht prinzipiell über die autoexec-Funktion und Makros bzw. VBA auch das Ausführen von Statistiken im Batchbetrieb.

Mit Bereitstellung der LBS4-Datenbank und den Tabellen acq_copy_cache und ous_copy_cache stehen jetzt auch ausgewählte Titeldaten für Statistiken zur Verfügung.

UB Rostock

Die folgenden examplarischen Lösungen können als Einstieg in die Entwicklung eines oder mehrerer Access-FrontEnds zur Erstellung von LBS-Reports mit bibliotheksspezifischen Anforderungen dienen. Ansprechpartner der UB Rostock ist Jörg Simanowski.

Beispiel für die automatische Erstellung von Reports im Batchbetrieb

(Stand: 17.03.09)

- ab MS Access 2000 - ODBC-DSN: lbsdb - LBS4-Basistabellen: counter, lbs_statistics - Eintrag Parameter iln, fno in Tabelle _config Grundlagen: - Die Anmeldung für die lbs-Datenbank wird mit den verknüpften Tabellen gespeichert (siehe Abb.) - Die Ausführung erfolgt über ein Makro autoexec, welches nach folgendem Schema auch mehrere Reports seriell erstellen und exportieren kann: - ÖffnenBericht: Berichtsname: Name des Berichts; Ansicht: Seitenansicht - AusgabeIn: Objekttyp:Bericht; Objektname: Name des Berichts; Ausgabeformat: zur Auswahl stehen Snapshot, RTF, Text, Excel, HTML; Ausgabedatei: Laufwerk:\Pfad\Dateiname; Autostart: Nein - ÖffnenBericht: ... - AusgabeIn: ... (beliebig oft wiederholbar, je nach Anzahl der zu erstellenden Reports) - AusführenBefehl: Beenden - Download Testversion

Erstellt wird in der Testversion eine aufsummierte Thekenstatistik des aktuellen Jahres. Die lbs-Tabellen counter und lbs_statistics sind in der Testversion nicht mit Kennwort hinterlegt und müssen, falls ein Batch-Betrieb gewünscht ist, noch einmal neu eingebunden und mit dem Kennwort verknüpft werden.

 

Abfrage Thekenstatistik - Darstellung der Relationen


Bericht Thekenstatistik - Entwurfsdarstellung


Im Batch-Betrieb erzeugte Thekenstatistik als RTF-File

Datenbank zur Erstellung einer OUS-Nutzungsstatistik

(Stand: 19.03.09)

- ab MS Access 2000 - ODBC-DSN: lbsdb - LBS4-Basistabellen: volume, ous_copy_cache, volume_statistics, reservations, textlines - Eintrag Parameter iln, fno, SplitTypSSTSGN in Tabelle _config - Download Testversion

Erstellt wird eine Gesamtübersicht aller Bände mit entsprechenden Titel- und Nutzungsdaten. Die Daten werden aus der LBS-Datenbank in die lokale Access-Datenbank kopiert. Weitere Auswertungen finden alle in der lokalen Access-Datenbank statt. Bei einem Bestand von ca. 1Mio Bände wird eine Access-Datenbank von ca. 300MB erzeugt. Für das Füllen der lokalen Tabellen und die Aufbereitung der Daten werden bei ca. 1Mio Bände je nach Leistungsfähigkeit des eingesetzen Windows-PC's etwa 30min benötigt. Ausgewählte Teilmengen (z.B. nach Standort oder Signatur) können aus der Datenbank exportiert werden und stehen dann für weitere Auswertungen z.B. mit MS Excel zur Verfügung (Filter, Sortierung etc.).

Ab LBS3-Port werden die kumulierten Nutzungsdaten der Bände (cum_loans, cum_renewals, cum_requests, cum_reservations) band- und jahresbezogen in der Tabelle volume_statistics statt bisher nur bandbezogen in der Tabelle volume gespeichert. Mit der LBS3-Port Einführung 2007 an der UB Rostock wurden die Nutzungszahlen aus der Tabelle volume auf die entsprechenden Sätze des Jahres 2007 in volume_statistics übertragen.

Zu berücksichtigen ist weiterhin, dass erst bei Nutzung eines Bandes ein Satz in der Tabelle volume_statistics erzeugt wird. Dem trägt die hier erstellte Auswertung Rechnung, indem es diese "nie genutzten" Bände mit der Jahreszahl 1800 aus der Tabelle volume in die Gesamtstatistik einfließen läßt.

Screenshots:

 

Abfrage Standort 28/BB1-LBS

Abfrage Standort 28/BB1-LBS

Export und Filter in MS Excel

 

Diese Seite wurde zuletzt am 21. Juli 2010 um 10:58 Uhr geändert.

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