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1.   Einmaliges Löschen der "Altdaten"

1.1   Personalisierte Endnutzerkonten

Es werden einmalig alle personalisierten Endnutzerkonten gelöscht, bei denen es seit dem 01.01.2016 keine Nutzeraktivität  gab.

Die Löschungen werden ab Januar 2019 durchgeführt.

Die Löschprozeduren berücksichtigen folgende Nutzeraktivitäten bzw. durch die Nutzerin/den Nutzer veranlasste Aktionen:

  • Einrichten des Fernleihkontos
  • Letztes Aufgeben einer Fernleihbestellung
    • durch die Inhaberin/den Inhaber des Fernleihkontos
    • durch Bibliotheksbeschäftige unter Verwendung des dafür vorgesehenen Kommandos „leih/kop ben 30901234567“
  • Letztes Einloggen in einer GSO-Datenbank (z.B. OLC)
  • Letztes Einloggen im Fernleihkonto
  • Letztes Buchen eines FL-Guthabens
    • automatisch durch die Inhaberin/den Inhaber des Fernleihkontos
    • manuell durch Bibliotheksbeschäftige

Ein Löschzeitpunkt ab Januar 2019 wurde gewählt, damit die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren hinsichtlich noch vorhandener Guthaben auf den Depositkonten berücksichtigt werden kann.

Nach den der Verbundzentrale und der FAG bekannten juristischen Bewertungen des Sachverhalts darf davon ausgegangen werden, dass mit Ablauf der Frist die Ansprüche der Nutzerin/des Nutzers gegenüber der Bibliothek verjährt sind. Es liegt im Ermessen der Bibliothek, der/dem betreffenden Nutzerin/Nutzer auf Verlangen ein neues Konto mit einem entsprechenden Guthaben einzurichten.


1.2   Anonyme Nutzeraccounts ("Fernleih-Coupon", "Wertcoupon", "Fernleihscheck" oder ähnliche Bezeichnungen)

Es werden alle anonymen Nutzeraccounts ohne Guthaben und ohne verknüpfte Bestellungen gelöscht.

Zudem werden zusätzlich bibliotheksbezogene Kriterien mit der jeweiligen Bibliothek abgestimmt, um weitere ungültige Accounts zu ermitteln und zu löschen.

Die Löschungen werden ab Januar 2019 durchgeführt.


2.   Regelmäßiges Löschen

2.1   Regelmäßiges Löschen personalisierter Endnutzerkonten  

Es werden regelmäßig im Januar eines Jahres alle Endnutzerkonten gelöscht, bei denen seit 3 Jahren plus x Monaten keine Nutzeraktivität stattfand (x Monate, weil die Verjährungsfrist immer zum Jahreswechsel einsetzt).

Beispiel Löschtermin Januar 2020 

  • Letzter Aktivitäts-Zeitpunkt 31.12.2016 oder früher: Konten werden gelöscht
  • Letzter Aktivitäts-Zeitpunkt 01.01.2017 oder später: Konten werden nicht gelöscht

Der Löschzeitpunkt wurde so gewählt, damit die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren hinsichtlich noch vorhandener Guthaben auf den Depositkonten berücksichtigt werden kann.

Nach den der Verbundzentrale und der FAG bekannten juristischen Bewertungen des Sachverhalts darf davon ausgegangen werden, dass mit Ablauf der Frist die Ansprüche der Nutzerin/des Nutzers gegenüber der Bibliothek verjährt sind. Es liegt im Ermessen der Bibliothek, der/dem betreffenden Nutzerin/Nutzer auf Verlangen ein neues Konto mit einem entsprechenden Guthaben einzurichten.


2.2   Regelmäßiges Löschen anonymer Nutzeraccounts ("Fernleih-Coupon", "Wertcoupon", "Fernleihscheck" oder ähnliche Bezeichnungen)

Es werden regelmäßig zum 1. jedes Monats alle anonymen Nutzeraccounts gelöscht,

  • die über kein Guthaben verfügen
  • mit denen keine Bestellungen verknüpft sind

Mit dem regelmäßigen Löschen der anonymen Nutzeraccounts beginnt die Verbundzentrale am 01.12.2019.


3. Tägliches Löschen

Es werden täglich Endnutzerkonten gelöscht, die von ihren Bibliotheken mit einem Löschkennzeichen versehen wurden.

Verbindliches Löschkennzeichen ab 2018:

  • In das Feld „Bemerkung“ im Benutzerprofil wird die Zeichenfolge [LOE] eingetragen.
  • Wichtig: Die eckigen Klammern müssen mit eingegeben werden!
  • Kommando für den Aufruf eines Benutzerprofils im Änderungsmodus: "k ben [Benutzernummer]"  

Dieses Verfahren ermöglicht ein zeitnahes Löschen von Endnutzerkonten, die nicht mehr benötigt werden (Exmatrikulation, Todesfall u.a.).

  • Fernleihkonten, mit denen noch Bestellungen verknüpft sind, werden nicht gelöscht. Sie werden erst gelöscht, wenn die sechsmonatige Anonymisierungsfrist für Bestellungen abgelaufen ist und Bestellungen nicht mehr einer Endnutzerin/einem Endnutzer zugeordnet werden können.
  • Die Fernleih-Guthaben sollten durch die Bibliothek vorab bereinigt werden.
  • Die Verbundzentrale wird bei der Löschung der mit [LOE] gekennzeichneten Fernleihkonten nicht noch einmal prüfen, ob eventuell noch Guthaben vorhanden sind. Diese Prüfung obliegt den Bibliotheken selbst.

Mit dem Löschen der mit [LOE] gekennzeichneten Fernleihkonten hat die Verbundzentrale am 27.11.2018 begonnen.

 
4.  Löschen auf Wunsch der Nutzerin/des Nutzers

Wünscht eine Nutzerin / ein Nutzer eigeninitiativ die Löschung ihres bzw. seines Fernleihkontos, so ist folgender Workflow einzuhalten:

  • Die Lösch-Aufforderung an die VZG muss über die Bibliothek der Nutzerin / des Nutzers erfolgen. (Die VZG kann nicht auf E-Mail-Anfragen von Endnutzerinnen / Endnutzern hin tätig werden.)
  • Die Bibliothek prüft die Identität der Nutzerin / des Nutzers.
  • Die Bibliothek trägt in das Feld „Bemerkung“ im Benutzerprofil die unter 3. erläuterte  Zeichenfolge [LOE] ein und führt damit das Fernleihkonto der täglichen Löschroutine zu.

Es können nur Fernleihkonten gelöscht werden, mit denen keine Bestellungen verknüpft sind. Die Fristen für die Anonymisierung von Bestellungen bleiben bestehen.

Die Fernleih-Guthaben sollten durch die Bibliothek vorab bereinigt werden.


5. Löschen anonymer Nutzeraccounts ("Fernleih-Coupon", "Wertcoupon", "Fernleihscheck" oder ähnliche Bezeichnungen) auf der Grundlage eines Ablaufdatums

Ab 2020 wird bei der Neuerstellung von anonymen Nutzerkonten ein Ablaufdatum von fünf Jahren plus laufendes Jahr gesetzt.

  • Bibliotheken, die Coupons verwenden, sollten darauf achten, die Konten bis höchstens drei Jahre vor Ablauf auszugeben, und die Nutzer auf das Ablaufdatum hinweisen.

Bei allen bereits existierenden anonymen Endnutzerkonten wurde der 01.01.2026 als Ablaufdatum gesetzt.

Ab 2026 werden am Anfang jeden Jahres die anonymen Nutzerkonten anhand des Ablaufdatums gelöscht.


Für alle Löschverfahren gilt:

Die Verbundzentrale protokolliert alle Löschvorgänge und stellt den Bibliotheken die Abzüge zur Verfügung.

Die Datenabzüge werden auf dem NextCloud-Server der VZG bereitgestellt und dort für eine Dauer von drei Monaten vorgehalten. Über die Bereitstellung wird die Bibliothek per E-Mail-Benachrichtigung informiert.

Die VZG stellt folgende Dateien bereit:

  • Eine csv-Datei, die die folgenden Angaben enthält:
    • Benutzernummer, ELN, Benutzername, Eingabedatum Nutzerprofil, Änderungsdatum Nutzerprofil , Nutzertyp, Login erlaubt,  Bemerkung Nutzerprofil , Bemerkung Fernleihkonto, Guthaben, Datum letzte Fernleihbestellung
  • Eine json-Datei mit einem vollständigen Abzug der gelöschten Benutzerdaten.


Die Verbundzentrale wird das erstmalige Ausführen der verschiedenen Löschroutinen  jeweils vorab zeitnah über die Fernleih-Mailingliste bzw. Verteiler ankündigen.

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