1.   Einmaliges Löschen der "Altdaten"

1.1   Personalisierte Endnutzerkonten

Es werden einmalig alle personalisierten Endnutzerkonten gelöscht, bei denen es seit dem 01.01.2016 keine Nutzeraktivität  gab.

Die Löschungen werden ab Januar 2019 durchgeführt.

Die Löschprozeduren berücksichtigen folgende Nutzeraktivitäten bzw. durch die Nutzerin/den Nutzer veranlasste Aktionen:

Ein Löschzeitpunkt ab Januar 2019 wurde gewählt, damit die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren hinsichtlich noch vorhandener Guthaben auf den Depositkonten berücksichtigt werden kann.

Nach den der Verbundzentrale und der FAG bekannten juristischen Bewertungen des Sachverhalts darf davon ausgegangen werden, dass mit Ablauf der Frist die Ansprüche der Nutzerin/des Nutzers gegenüber der Bibliothek verjährt sind. Es liegt im Ermessen der Bibliothek, der/dem betreffenden Nutzerin/Nutzer auf Verlangen ein neues Konto mit einem entsprechenden Guthaben einzurichten.


1.2   Anonyme Nutzeraccounts ("Fernleih-Coupon", "Wertcoupon", "Fernleihscheck" oder ähnliche Bezeichnungen)

Es werden alle anonymen Nutzeraccounts ohne Guthaben und ohne verknüpfte Bestellungen gelöscht.

Zudem werden zusätzlich bibliotheksbezogene Kriterien mit der jeweiligen Bibliothek abgestimmt, um weitere ungültige Accounts zu ermitteln und zu löschen.

Die Löschungen werden ab Januar 2019 durchgeführt.


2.   Regelmäßiges Löschen

2.1   Regelmäßiges Löschen personalisierter Endnutzerkonten  

Es werden regelmäßig im Januar eines Jahres alle Endnutzerkonten gelöscht, bei denen seit 3 Jahren plus x Monaten keine Nutzeraktivität stattfand (x Monate, weil die Verjährungsfrist immer zum Jahreswechsel einsetzt).

Beispiel Löschtermin Januar 2020 

Der Löschzeitpunkt wurde so gewählt, damit die gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren hinsichtlich noch vorhandener Guthaben auf den Depositkonten berücksichtigt werden kann.

Nach den der Verbundzentrale und der FAG bekannten juristischen Bewertungen des Sachverhalts darf davon ausgegangen werden, dass mit Ablauf der Frist die Ansprüche der Nutzerin/des Nutzers gegenüber der Bibliothek verjährt sind. Es liegt im Ermessen der Bibliothek, der/dem betreffenden Nutzerin/Nutzer auf Verlangen ein neues Konto mit einem entsprechenden Guthaben einzurichten.


2.2   Regelmäßiges Löschen anonymer Nutzeraccounts ("Fernleih-Coupon", "Wertcoupon", "Fernleihscheck" oder ähnliche Bezeichnungen)

Es werden regelmäßig zum 1. jedes Monats alle anonymen Nutzeraccounts gelöscht,

Mit dem regelmäßigen Löschen der anonymen Nutzeraccounts beginnt die Verbundzentrale am 01.12.2019.


3. Tägliches Löschen

Es werden täglich Endnutzerkonten gelöscht, die von ihren Bibliotheken mit einem Löschkennzeichen versehen wurden.

Verbindliches Löschkennzeichen ab 2018:

Dieses Verfahren ermöglicht ein zeitnahes Löschen von Endnutzerkonten, die nicht mehr benötigt werden (Exmatrikulation, Todesfall u.a.).

Mit dem Löschen der mit [LOE] gekennzeichneten Fernleihkonten hat die Verbundzentrale am 27.11.2018 begonnen.

 
4.  Löschen auf Wunsch der Nutzerin/des Nutzers

Wünscht eine Nutzerin / ein Nutzer eigeninitiativ die Löschung ihres bzw. seines Fernleihkontos, so ist folgender Workflow einzuhalten:

Es können nur Fernleihkonten gelöscht werden, mit denen keine Bestellungen verknüpft sind. Die Fristen für die Anonymisierung von Bestellungen bleiben bestehen.

Die Fernleih-Guthaben sollten durch die Bibliothek vorab bereinigt werden.


5. Löschen anonymer Nutzeraccounts ("Fernleih-Coupon", "Wertcoupon", "Fernleihscheck" oder ähnliche Bezeichnungen) auf der Grundlage eines Ablaufdatums

Ab 2020 wird bei der Neuerstellung von anonymen Nutzerkonten ein Ablaufdatum von fünf Jahren plus laufendes Jahr gesetzt.

Bei allen bereits existierenden anonymen Endnutzerkonten wurde der 01.01.2026 als Ablaufdatum gesetzt.

Ab 2026 werden am Anfang jeden Jahres die anonymen Nutzerkonten anhand des Ablaufdatums gelöscht.


Für alle Löschverfahren gilt:

Die Verbundzentrale protokolliert alle Löschvorgänge und stellt den Bibliotheken die Abzüge zur Verfügung.

Die Datenabzüge werden auf dem NextCloud-Server der VZG bereitgestellt und dort für eine Dauer von drei Monaten vorgehalten. Über die Bereitstellung wird die Bibliothek per E-Mail-Benachrichtigung informiert.

Die VZG stellt folgende Dateien bereit:


Die Verbundzentrale wird das erstmalige Ausführen der verschiedenen Löschroutinen  jeweils vorab zeitnah über die Fernleih-Mailingliste bzw. Verteiler ankündigen.